Databehandleravtale for Svarly

Feltene merket [fyll inn] fylles inn når avtalen signeres.

Partene

1. Hva avtalen gjelder

1.1Svarly er en chatbot A-JOB leverer som nettjeneste. Den står på kundens nettside og gir kunden leads, booking av møter, live chat, et AI-sammendrag til rådgiveren, oppslag i Brønnøysund, produkter fra kundens nettbutikk, API-nøkler og webhooks. Kundens ansatte jobber med dette i appen på app.svarly.no.

1.2Når kunden bruker Svarly, behandler A-JOB personopplysninger på vegne av kunden. Kunden er behandlingsansvarlig og bestemmer formålet med behandlingen. A-JOB er databehandler. Dette er avtalen personvernforordningen artikkel 28 nr. 3 krever. Forordningen gjelder som norsk lov gjennom personopplysningsloven.

1.3A-JOB er selv behandlingsansvarlig for navn og kontaktinformasjon til kontaktpersonene hos kunden når A-JOB bruker dem til å følge opp avtalen og fakturere. Det står i personvernerklæringen på a-job.no. Det samme gjelder betaling med kort for kunder som har valgt «Gjør det selv»: A-JOB bruker Stripe til å ta betalt, og Stripe får navnet og e-postadressen til eieren som betaler, firmanavnet og kortopplysningene, som kunden skriver inn hos Stripe og aldri hos Svarly. Det er A-JOBs egen behandling, ikke opplysninger A-JOB behandler på vegne av kunden, så Stripe er ikke underdatabehandler etter denne avtalen (vedlegg 2 del B). Brukerkontoene til kundens ansatte i Svarly er opplysninger A-JOB behandler på vegne av kunden, og de følger denne avtalen.

1.4Avtalen gjelder sammen med Vilkår for Svarly, her kalt hovedavtalen. Sier de to avtalene noe ulikt om personopplysninger, gjelder denne.

1.5Vedlegg 1 (behandlingen), vedlegg 2 (underdatabehandlere) og vedlegg 3 (sikkerhetstiltak) hører til avtalen.

2. Dette har kunden ansvaret for

2.1Kunden må ha et behandlingsgrunnlag for det chatten samler inn, og må gi de besøkende den informasjonen de har krav på etter artikkel 13 og 14. A-JOB har laget en personvernmal kunden kan ta utgangspunkt i. Kunden må selv vurdere om den passer, og legge adressen til personvernsiden sin inn i Svarly, så chatten lenker til den.

2.2Kunden bestemmer hva chatboten skal spørre om, gjennom skjemafelt, regler og annet oppsett, og har ansvaret for at det er lov å samle det inn. Det samme gjelder flyter med egne spørsmål, når de blir tilgjengelige for kunden.

2.3Svarly er ikke laget for særlige kategorier av personopplysninger (artikkel 9), opplysninger om straffedommer og lovovertredelser (artikkel 10) eller fødselsnummer. Kunden skal ikke sette opp chatboten til å be om slike opplysninger. De besøkende skriver fritt, så slike opplysninger kan komme inn likevel. Se vedlegg 1 punkt 5.

2.4Kunden holder oversikt over hvem hos kunden som har tilgang til Svarly, og sørger for at folk som slutter, mister tilgangen. Kunden passer på API-nøkler og hemmeligheter for webhooks.

2.5Kunden svarer personene opplysningene gjelder, når de vil bruke rettighetene sine. A-JOB hjelper etter punkt 11.

3. Instrukser

3.1A-JOB behandler opplysningene bare etter dokumenterte instrukser fra kunden. Instruksene er denne avtalen med vedlegg, hovedavtalen, det kunden setter opp i Svarly, og det kunden ber om skriftlig.

3.2Krever EØS-rett eller norsk rett at A-JOB behandler opplysningene på en annen måte, sier A-JOB fra til kunden først, med mindre loven forbyr det.

3.3Mener A-JOB at en instruks bryter personvernregelverket, sier A-JOB fra til kunden med en gang.

3.4A-JOB selger ikke opplysningene, bruker dem ikke til egne formål og bruker dem ikke til å trene AI-modeller. A-JOB teller forbruk per chatbot, som antall samtaler, spørsmål, leads, møter, tokens og kostnad. Disse tallene inneholder ikke personopplysninger, og A-JOB bruker dem til drift og kostnadskontroll.

3.5Standard lagringstid står i vedlegg 1 punkt 9. Det er A-JOB som endrer lagringstiden i Svarly, og A-JOB gjør det når kunden ber om det.

4. Taushetsplikt

4.1Alle hos A-JOB som har tilgang til opplysningene, skal ha taushetsplikt, avtalt eller fastsatt i lov. Taushetsplikten gjelder også etter at avtalen er slutt.

5. A-JOB-administratorenes tilgang

5.1A-JOB-administratorer kan se alle kunders leads, også denne kundens. De ser også samtaler, sammendrag, møter, kunnskap og innstillinger.

5.2Med unntak av det som står i punkt 5.4, kan en A-JOB-administrator gjøre det samme i Svarly som en eier hos kunden, for eksempel laste ned og slette leads og lage API-nøkler og webhooks. A-JOB-administratorer kan også endre modell og lagringstid.

5.3A-JOB-administratorer bruker tilgangen bare til å sette opp chatboter, drifte tjenesten, rette feil, gi support og følge instrukser fra kunden. De lager ikke API-nøkler eller webhooks for kunden uten skriftlig beskjed fra kunden.

5.4En A-JOB-administrator kan ikke svare en besøkende i live chat i kundens navn. Vil kunden at A-JOB skal svare, må kunden gjøre personen til medlem hos seg. En administrator som ikke er medlem, kan gi en samtale tilbake til boten og avslutte den.

5.5Bare ansatte i A-JOB som drifter Svarly eller gir support, er A-JOB-administratorer. Kunden kan be om å få listen over hvem som er administratorer.

5.6Svarly fører ikke logg over hvilke leads og samtaler den enkelte administrator har åpnet. Se vedlegg 3.

6. Sikkerhet

6.1A-JOB skal ha de tekniske og organisatoriske tiltakene artikkel 32 krever. Tiltakene står i vedlegg 3.

6.2A-JOB kan endre tiltakene så lenge sikkerheten ikke blir dårligere.

7. Underdatabehandlere

7.1Kunden gir A-JOB generell skriftlig tillatelse til å bruke underdatabehandlere (artikkel 28 nr. 2). De som er i bruk ved signering, står i vedlegg 2 del A.

7.2Skal A-JOB legge til eller bytte en underdatabehandler, gir A-JOB kunden skriftlig beskjed 30 dager før. Kunden kan protestere innen 14 dager hvis kunden har en saklig grunn. Finner partene ingen løsning, kan kunden si opp Svarly skriftlig, med virkning fra den dagen endringen gjelder.

7.3A-JOB skal ha en skriftlig avtale med hver underdatabehandler som gir dem de samme pliktene A-JOB har etter denne avtalen (artikkel 28 nr. 4). A-JOB svarer overfor kunden for at de oppfyller pliktene sine.

7.4Mottakerne i vedlegg 2 del B er ikke underdatabehandlere for A-JOB.

8. Overføring utenfor EU og EØS

8.1Flere underdatabehandlere er amerikanske selskaper, og opplysninger kan bli behandlet i USA. Vedlegg 2 viser hvilke.

8.2Overføringene bygger på EU-US Data Privacy Framework når leverandøren er sertifisert, og ellers på EUs standardavtaler for overføring (standard contractual clauses). Vedlegg 2 viser grunnlaget for hver leverandør.

8.3Kunden godtar overføringene i vedlegg 2. Andre overføringer krever at vilkårene i personvernforordningen kapittel V er oppfylt, og at punkt 7.2 er fulgt.

9. Webhooks, API og andre veier ut av Svarly

9.1Webhooks sender personopplysninger til et system kunden velger, og kunden har ansvaret for det. Ansvaret gjelder valget av mottaker, avtalen med mottakeren, sikkerheten der, hvor lenge opplysningene blir liggende, og sletting. Vedlegg 1 punkt 7 viser hva som kan bli sendt.

9.2Kunden har det samme ansvaret for opplysninger kunden henter ut med API-nøkler eller som fil til Excel, for e-post til adressene kunden har valgt, og for møter i kundens egen kalender.

9.3Når opplysningene er levert dit kunden har bestemt, har A-JOB ingen kontroll over dem. Sletter kunden et lead i Svarly, ligger opplysningene fortsatt i disse systemene til kunden sletter dem der.

9.4Webhooks må gå til en https-adresse, og leveringene er signert, så mottakeren kan sjekke at de kommer fra Svarly. Bare en eier hos kunden eller en A-JOB-administrator kan lage webhooks. En API-nøkkel kan ikke gjøre det.

9A. Koblinger til kundens systemer

9A.1 Produkter fra nettbutikken. Når kunden eller A-JOB kobler en nettbutikk til en chatbot, henter Svarly produktene: navn, beskrivelse, kategori, merke, pris, tilbudspris og datoene tilbudet gjelder, lager (på lager, kan bestilles eller utsolgt) per størrelse og farge, adressen til produktbildet og lenken til produktsiden. Svarly henter fra Shopifys Storefront API, WooCommerces Store API eller en produktfeed kunden har laget til Google Shopping eller Prisjakt, altså bare det alle besøkende kan se i butikken. Svarly henter aldri ordre, kunder eller annet fra butikkens administrasjon, og bruker ikke nøkler som gir tilgang til det. Nettbutikken er en kilde Svarly henter fra, ikke en mottaker: Svarly sender ingen personopplysninger dit. Produktene hentes hver fjerde time og når kunden trykker «Hent nå». Produktdata som er eldre enn ett døgn, brukes ikke i chatten. Kunden kan koble til selv når butikken ligger på kundens eget domene. Ellers gjør A-JOB det, og det lagres hvem og når. Adressen til en feed lagres kryptert. Bildene på produktkortene lastes av den besøkendes nettleser rett fra butikken eller butikkens bildetjeneste (for Shopify cdn.shopify.com), som da får den besøkendes IP-adresse slik den gjør på butikkens egne sider. Svarly laster aldri ned bildene. Produktene brukes i chatten bare når kunden har slått på «Bruk produktene i chatten». Produkter kan inneholde navn, for eksempel på designere eller ansatte, og det behandles som navn i kundens nettsider. Selger butikken noe som kan si noe om helse eller seksualliv hos den som spør (et apotek, en helsekostbutikk, en sexbutikk), skal A-JOB vurdere det før produktene slås på, og kunden må ha det med i sin egen vurdering. A-JOB kobler ikke til markedsplasser der privatpersoner selger.

9A.2 [Oppslag i kundens systemer (A5), når det er bygget.]

10. AI i tjenesten

10.1Svarene i chatten lages av en AI-modell. Det den besøkende skriver i chatten, går derfor til modellen. Vedlegg 1 punkt 6 og vedlegg 2 viser hva som sendes, og hvem som får det.

10.2AI-sammendraget er en kort tekst til rådgiveren hos kunden. Det er merket «KI-sammendrag av det den besøkende skrev (ikke kontrollert)». Den besøkende ser det aldri. Det står ikke i bekreftelsene til den besøkende og heller ikke i lead-e-posten, fordi et svar på den e-posten går til den besøkende.

10.3Navn, e-post og telefon tas bort før teksten går til modellen. Et navn som også er et vanlig ord, kan bli stående. Det samme gjelder et navn den besøkende bare har skrevet i selve chatten, uten å fylle ut skjemaet, og navn på andre personer.

10.4Sammendraget er en språkmodells lesning av samtalen, blant annet av hvor interessert den besøkende virker. Det kan være feil. Kunden skal ikke bruke det som fakta om personen uten å sjekke det. Kjøpssignal, sammendrag og valg av person er en vurdering av hvor interessert den besøkende virker. Svarly tar ingen automatiske avgjørelser som har rettsvirkning for den besøkende eller påvirker den på lignende måte.

10.5Sammendraget kan nå kundens egne systemer gjennom API og webhooks, merket som AI-tekst som ikke er kontrollert. Det står også i e-posten til kundens leadadresser når en besøkende ba om en person og ingen svarte. Det er ikke med i filen til Excel.

10.6Personkatalogen er en liste over personene som står på kundens egne nettsider og i dokumentene kunden har lagt inn. En AI-modell leser sidene som ser ut til å ha personer på seg, og finner navn, tittel, hva personen jobber med, sted, e-post og telefon. Svarly sjekker hver verdi mot siden, og tar bare med det som står der. E-post tas bare med når adressen er på kundens eget domene. Modellen kan likevel knytte en tittel eller et fagområde til feil person på siden. Kunden ser listen under Kunnskap og kan rette en person eller ta personen ut av personlisten.

10.7Når en besøkende spør hvem som jobber med noe, hvem som er kontaktperson, eller nevner en person ved navn, sendes de personene som passer best til modellen sammen med svaret. E-post og telefon sendes bare med når den besøkende spør hvordan personen kan nås, eller nevner personen ved navn. Kundens egne regler for chatboten gjelder også for personene.

10.8En person kunden har tatt ut av personlisten, sendes ikke til modellen fra listen. Navnet kan fortsatt stå i sidene og dokumentene chatboten leser, og komme med i svar derfra. Skal personen ikke nevnes i det hele tatt, må kunden slå av siden i Svarly eller ta personen bort fra nettsiden.

10.9Personkatalogen brukes bare for chatboter med så mye kunnskap at chatboten søker i den (se «Søk i mye kunnskap» i punkt 6 i vedlegg 1). Den kan slås av for hele Svarly.

10.10«Dette spør folk om, men nettsiden svarer ikke» viser kunden spørsmål chatten ikke kunne svare på, samlet etter tema. Om natten samler Svarly spørsmålene fra samtaler som er avsluttet, der svaret ikke hadde noen kilde, chatboten sa at den ikke vet, den besøkende fikk skjemaet i stedet for et svar, eller den besøkende svarte «Nei» på om saken ble løst. Hilsener, småprat og ønsker om å bli ringt er ikke med. Bare spørsmålet lagres, ikke resten av samtalen. Før det lagres, tar Svarly bort e-postadresser (også skrevet med ord), telefonnumre og andre lange tall, bilnummer, gateadresser, navn og e-post fra skjemaene i samtalen, navn den besøkende oppgir om seg selv eller andre («jeg heter», «min sønn», «hilsen», «Mvh»), to eller flere ord med stor forbokstav etter hverandre og firmanavn med selskapsform. Et navn skrevet som ett ord midt i en setning uten slike ord foran, kan bli stående.

10.11Spørsmålene grupperes av Svarlys egen vektortjeneste (BGE-M3), som kjører hos Railway sammen med resten av Svarly. Ingen AI-modell eller vektortjeneste hos en annen leverandør får spørsmålene om natten. Uten Svarlys egen vektortjeneste er funksjonen av. Hvert tema får navn etter det mest typiske spørsmålet i gruppen, slik det er lagret. Kunden ser temaet, antall samtaler og opptil tre spørsmål. Spørsmålene slettes med samtalen, etter lagringstiden eller når kunden sletter en lead. Kom temanavnet fra et spørsmål som er slettet, får temaet straks navn etter et spørsmål som er igjen. Et tema uten spørsmål igjen slettes. Et tema kunden har avvist, beholdes uten navn og spørsmål, bare med vektoren, så nye spørsmål om det samme ikke vises.

10.12Grupperingen kan også gjøres av AI-modellen (DeepSeek gjennom OpenRouter), som da får de maskerte spørsmålene om natten. Det er av, og slås ikke på før denne avtalen og personvernteksten til kunden sier det.

10.13«Lag utkast» lager et forslag til et eget svar når en eier hos kunden ber om det. Da sendes temaet, opptil tre av de maskerte spørsmålene og tekst fra kunnskapen til AI-modellen. Utkastet lagres ikke. Kunden retter det og lagrer det selv som et eget svar eller en tekst.

10.14«Rett dette på nettsiden» (nettsidesjekken) bruker bare kundens eget innhold, ikke samtaler. Om natten leser AI-modellen deler av sidene, dokumentene, tekstene og de egne svarene som er nye eller endret, og finner priser, telefonnumre, e-postadresser, adresser, åpningstider og datoer. Svarly sjekker hver verdi mot kilden og tar bare med det som står der ordrett. Telefonnumre og e-postadresser som hører til personer i personkatalogen, og e-post utenfor kundens egne domener, tas ikke med. Teksten modellen leser, kan likevel inneholde navn og kontaktinformasjon til ansatte. Funnene, som to ulike priser eller en lenke til en side som ikke finnes, lages i Svarly uten AI. Når en kilde slettes, forsvinner den fra funnene med en gang i appen, og fra de lagrede funnene samme natt, også når nettsidesjekken er slått av. Et funn kunden har merket som riktig eller ignorert og som ikke finnes lenger, beholdes bare med valget, uten verdiene fra kildene.

10.15«Nettsiden er endret» (endringsvakten) bruker bare kundens eget innhold, ikke samtaler, og ingen AI-modell. Når faktalaget i punkt 10.14 ser at en verdi på en side eller i et dokument har endret seg, ser Svarly etter den gamle verdien i det kunden har skrevet i Svarly: egne svar, tekster, ferdige svar i live chat og chatbotens regler. Sammenligningen gjøres i Svarly. Varslet lagres med navnet på stedet, linjen den gamle verdien står på og sidene med den nye verdien. Finnes varslet ikke lenger, beholdes det i høyst ett år uten navnet på stedet, linjen, verdiene og sidene, bare med typen, emnet, når det kom og kundens valg, for månedsrapporten. Det slettes med chatboten. E-post til eierne om varslene er av, og slås ikke på uten at A-JOB gjør det.

10.16«Synlig i KI-søk» lager en llms.txt og en side med vanlige spørsmål og svar når en eier eller A-JOB trykker «Lag», høyst fem ganger i døgnet per chatbot. Innholdet lages bare fra kundens egne sider, dokumenter, tekster, egne svar og regler. Ingenting de besøkende har skrevet, brukes: ikke samtaler, ikke spørsmål chatten ikke kunne svare på, og ikke temaene i punkt 10.10. Egne svar og tekster som er laget fra det en besøkende skrev («Rett dette svaret» i innboksen, eller et utkast fra temaene i punkt 10.10), merkes når de lagres, også etter at kunden har redigert dem, og brukes aldri. Spørsmålene er spørsmålene i kundens øvrige egne svar, og spørsmål AI-modellen foreslår ut fra kundens egne sider og tekster. Et spørsmål står aldri slik det er skrevet i et eget svar: bare AI-modellens omskriving brukes, og den tas ut hvis noe i den måtte skjules. AI-modellen (DeepSeek gjennom OpenRouter, Claude som reserve) får utdrag av kundens egne sider og tekster, og for hvert spørsmål tekst fra kundens egne sider og svar, slik som når chatten svarer, men ikke sider fra andres nettsteder. Egne svar om en person i personkatalogen tas ikke med, og Svarly tar ut setninger med kontonummer, Vipps, navn, telefonnumre og e-postadresser til personer i personkatalogen, og nettadresser som ikke er kundens egne. Resultatet lagres i Svarly til kunden lager det på nytt, til chatboten slettes eller til avtalen er slutt. Svarly publiserer ingenting. Kunden kopierer eller laster ned filene og legger dem på sitt eget nettsted, og har ansvaret for det som står der.

10.17Tale. Når A-JOB har slått på tale for en chatbot, kan den besøkende trykke på mikrofonen i skrivefeltet og snakke i stedet for å skrive. Nettleseren spør den besøkende om lov til å bruke mikrofonen først. Opptaket er høyst ett minutt. Det sendes til Svarly og gjøres om til tekst av NB-Whisper, en åpen norsk talemodell fra Nasjonalbiblioteket, i Svarlys egen taletjeneste hos Railway. Ingen annen leverandør får lyden, og ingen AI-modell utenfor Svarly hører den.

10.18Lyden holdes bare i minnet mens teksten lages, og skrives aldri til disk. Den slettes så snart teksten er laget, også når noe går galt, og den står aldri i logger. Teksten sendes tilbake til den besøkendes skrivefelt. Den lagres ikke og sendes ikke videre. Først når den besøkende selv sender den, blir den en vanlig melding i samtalen, og da gjelder alt som gjelder for samtalen. Talemodellen brukes bare til å gjøre tale om til tekst, ikke til å kjenne igjen hvem som snakker.

10.19For tale lagrer Svarly bare hvor mange sekunder hver chatbot har brukt per dag, og hvor mange opptak og sekunder per dag som kommer fra hver besøkende, med den samme koden av IP-adressen som for de andre grensene (punkt 4 i vedlegg 1), og fra hver samtale, med samtalens ID. Tellingene per besøkende og samtale slettes etter ett døgn.

11. Hjelp når personer bruker rettighetene sine

11.1Får A-JOB en henvendelse fra en person som vil bruke rettighetene sine, sender A-JOB den til kunden innen 5 virkedager og svarer ikke selv.

11.2I appen kan kunden søke i leads og samtaler. En eier kan laste ned leads og slette et lead med samtalen. Et lead kan ikke slettes før et kommende møte er avbestilt, eller mens en person hos kunden har samtalen eller den besøkende venter på en.

11.3En samtale uten lead kan kunden ikke slette selv i appen. Ber kunden om det, sletter A-JOB samtalen innen 5 virkedager.

11.4A-JOB hjelper ellers kunden så langt det er rimelig med å oppfylle pliktene etter personvernforordningen kapittel III.

12. Hjelp med sikkerhet og vurderinger

12.1A-JOB gir kunden de opplysningene kunden trenger for å oppfylle pliktene i artikkel 32 til 36, blant annet til en vurdering av personvernkonsekvenser og forhåndsdrøftinger med Datatilsynet.

12.2Vanlige spørsmål om dette inngår i prisen for Svarly. Større arbeid avtales på forhånd og betales etter timepris.

13. Brudd på personopplysningssikkerheten

13.1Blir A-JOB kjent med et brudd som rammer kundens opplysninger, varsler A-JOB kundens kontaktperson uten ugrunnet opphold, og senest 48 timer etter at A-JOB ble kjent med bruddet.

13.2Varselet skal så langt det er kjent si hva som har skjedd, hvilke opplysninger og hvor mange personer det gjelder, hvilke følger bruddet kan få, og hva A-JOB har gjort eller vil gjøre. Det som ikke er kjent ennå, sender A-JOB etter hvert.

13.3Det er kunden som melder fra til Datatilsynet og eventuelt til personene det gjelder. Fristen til Datatilsynet er 72 timer (artikkel 33). A-JOB gir kunden den hjelpen kunden trenger.

14. Innsyn og revisjon

14.1A-JOB gir kunden den informasjonen kunden trenger for å se at avtalen blir fulgt.

14.2Kunden kan revidere A-JOB én gang i året, og i tillegg etter et brudd på personopplysningssikkerheten. Kunden varsler skriftlig 30 dager før. Revisjonen skjer først som gjennomgang av dokumenter. Besøk hos A-JOB skjer i vanlig arbeidstid, og den som reviderer, har taushetsplikt. Hver part dekker sine egne kostnader.

14.3For underdatabehandlere gjelder det de selv tilbyr, for eksempel rapporter og sertifiseringer.

14.4Dette begrenser ikke Datatilsynets rett til tilsyn.

15. Ansvar

15.1Hver part har ansvaret for sine egne brudd på denne avtalen og på personvernregelverket. Personer som lider skade, kan kreve erstatning etter artikkel 82, og denne avtalen begrenser ikke den retten.

15.2Mellom partene gjelder ansvarsbegrensningen i hovedavtalen. Har hovedavtalen ingen begrensning, er hver parts samlede erstatningsansvar etter denne avtalen begrenset til det kunden har betalt for Svarly de siste 12 månedene før skaden. Begrensningen gjelder ikke ved forsett eller grov uaktsomhet.

16. Varighet og opphør

16.1Avtalen gjelder fra den er signert, og så lenge A-JOB behandler personopplysninger for kunden.

16.2Når avtalen om Svarly er slutt, velger kunden om opplysningene skal leveres tilbake eller slettes. Kunden kan hente ut opplysningene sine i 30 dager. Leads kan lastes ned som fil, og leads og samtaler kan hentes med en API-nøkkel.

16.3Deretter sletter A-JOB alle personopplysninger kunden er ansvarlig for, innen 30 dager, og bekrefter det skriftlig. Det gjelder ikke det A-JOB må ta vare på etter lov.

16.4Sikkerhetskopier kan inneholde opplysningene i inntil 27 dager etter at de er slettet. Hos underdatabehandlerne gjelder lagringstidene i vedlegg 1 punkt 9.

16.5Kunden sletter selv i sine egne systemer. Punkt 4 og punkt 13 gjelder så lenge A-JOB har opplysningene.

17. Endringer

17.1Endringer i avtalen skal være skriftlige og signert av begge parter.

17.2Vedleggene beskriver tjenesten slik den er ved signering. A-JOB kan oppdatere vedlegg 1 og 3 når tjenesten endrer seg, med 30 dagers skriftlig varsel. Vedlegg 2 endres etter punkt 7.2.

18. Lovvalg og tvister

18.1Avtalen følger norsk rett.

18.2Tvister behandles ved A-JOBs alminnelige verneting.

Underskrifter

En kunde som registrerer seg selv på app.svarly.no, godtar avtalen ved å krysse av for den før kontoen lages. Svarly lagrer adressen til avtalen kunden godtok, når og hvem som krysset av. Artikkel 28 nr. 9 godtar at avtalen er skriftlig i elektronisk form. Versjonen som gjelder, er den som lå på adressen da kunden krysset av, og datoen øverst viser hvilken.

Vedlegg 1: Behandlingen

1. Formål

A-JOB behandler opplysningene for å:

• svare besøkende på kundens nettside, ut fra kunnskapen kunden har lagt inn
• ta imot kontaktinformasjon og gi kunden leads
• booke møter i kalenderen kunden har koblet til
• la kundens ansatte svare i live chat
• lage sammendrag til rådgiveren hos kunden
• finne den som passer best til det den besøkende lurer på, når kunden har lagt inn ansvarsområder
• finne personene på kundens egne nettsider og i dokumentene kunden har lagt inn, så chatboten kan vise til riktig person når noen spør hvem som jobber med noe (personkatalogen, punkt 10.6 i avtalen)
• vise kunden hva besøkende spør om som chatboten ikke kunne svare på, så kunden kan legge til kunnskap (punkt 10.10 til 10.13 i avtalen)
• finne det som ikke stemmer på kundens nettside, som to ulike priser på samme tjeneste (punkt 10.14 i avtalen)
• gjøre tale om til tekst, når A-JOB har slått på tale og den besøkende velger å snakke (punkt 10.17 til 10.19 i avtalen)
• slå opp bedriften i Enhetsregisteret, når kunden har det på
• sende opplysninger videre til kundens egne systemer, når kunden har satt det opp
• hindre misbruk, drifte tjenesten og rette feil

2. Hva behandlingen består i

A-JOB samler inn, lagrer og søker i opplysningene, sender dem til AI-modeller, sender e-post, viser opplysningene i appen, leverer dem til systemer kunden har valgt, og sletter dem.

3. Personene opplysningene gjelder

• Besøkende på kundens nettside som bruker chatten
• Personer som fyller ut kontaktskjemaet eller booker et møte
• Andre personer de besøkende nevner i chatten
• Kundens ansatte og andre med tilgang til Svarly, og de som har koblet til kalenderen sin
• Personer som står på kundens nettsider og i dokumenter kunden laster opp
• Innehavere av enkeltpersonforetak, i opplysninger fra Enhetsregisteret

4. Opplysningene

Fornavn, profilbilde og ansvarsområde til kundens ansatte vises for de besøkende. Profilbildet ligger på en offentlig adresse. Svarly skalerer det ned og fjerner informasjon som GPS.

5. Særlige kategorier og andre følsomme opplysninger

Kunden skal ikke be om slike opplysninger (punkt 2.3 i avtalen). De besøkende skriver fritt, så det kan likevel komme for eksempel helseopplysninger eller opplysninger om andre personer. Slik tekst går til AI-modellen og lagres som resten av samtalen. Personvernmalen ber de besøkende la være å skrive personopplysninger i chatten. Skriver besøkende ofte om slikt hos kunden, må kunden vurdere det før chatten tas i bruk.

6. Hvor opplysningene går

7. Det som kan gå til kundens egne systemer

Kunden velger selv hvilke hendelser en webhook følger. En API-nøkkel med lesetilgang kan hente chatboter, kunnskap, samtaler, leads og forbruk.

8. Oppslaget i Brønnøysund

Oppslaget styres av bryteren «Slå opp bedrift i Brønnøysund» på hver chatbot. Bryteren står på for nye chatboter. Når den er på, slår Svarly opp bedriften til den som fyller ut skjemaet eller booker et møte, i Enhetsregisteret.

Svarly sender det som står i feltet Bedrift, og domenet i e-postadressen hvis det ikke er en vanlig e-posttjeneste som Gmail. Svarly sender ikke det som står i navnefeltet, resten av e-postadressen eller samtalen.

Treffet lagres med leadet og vises med hvor sikkert det er. Det kan være feil, og kundens ansatte kan bekrefte eller avvise det. Er bedriften et enkeltpersonforetak, er firmaopplysningene også opplysninger om innehaveren.

9. Lagringstid

Standardtidene under kan endres per kunde. Samtaler kan settes til 1 til 3650 dager og leads til 1 til 120 måneder. A-JOB legger inn endringen. Svarly sletter automatisk én gang i døgnet.

E-post, møter, filer og det som er sendt til kundens egne systemer, følger kundens egne lagringstider.

Vedlegg 2: Underdatabehandlere

Listen gjelder ved signering. Grunnlaget for overføring står for hver leverandør, og punkt 8 i avtalen gjelder.

Del A: Underdatabehandlere

A-JOB velger hvilken AI-modell en chatbot bruker. Standard er DeepSeek V4.1 Flash med Claude Opus 5.5 som reserve.

Del B: Mottakere som ikke er underdatabehandlere

Vedlegg 3: Sikkerhetstiltak

Tiltakene under er det Svarly gjør i dag.

Tilgang

• Innlogging skjer med en engangslenke eller en åttesifret kode på e-post. Lenken gjelder i 15 minutter, og det kan lages høyst fem i timen per bruker.
• En innlogging varer i 30 dager uten bruk og høyst 90 dager. Økten ligger i en informasjonskapsel som skript ikke kan lese, og serveren lagrer bare en hash av den.
• Tofaktor med en kode fra en autentiseringsapp, og sikkerhetskoder i reserve. Det er påkrevd for A-JOB-administratorer og frivillig for kundens brukere.
• Roller: eier, agent og A-JOB-administrator. Det er serveren som avgjør hva hver rolle får gjøre, ikke siden brukeren ser.
• Bare inviterte kan logge inn.

Skille mellom kunder

• Alle data er knyttet til én kunde, og ingen spørring går uten kunde.
• Automatiske tester sjekker at en kunde ikke ser en annens data, verken med innlogging eller med nøkkel.

Kryptering og hemmeligheter

• Tjenesten bruker https i produksjon.
• Tilgangsnøkler til kalendere og hemmeligheter for webhooks lagres kryptert med AES-256-GCM.
• API-nøkler lagres bare som hash, sammen med de siste fire tegnene. Nøkkelen vises én gang.
• Lenker for å koble en kalender lagres bare som hash.
• Railway krypterer databasen og sikkerhetskopiene med AES-256, og Railway styrer nøklene.

Besøkende

• IP-adresser lagres ikke i Svarly. Grensene bruker en kode med en nøkkel som byttes hvert døgn, så kodene ikke kan kobles mellom dager.
• Den besøkendes tilfeldige ID lagres bare som hash.
• Chatten virker bare på domenene kunden har godkjent. Den har robotsjekk og grenser per besøkende og per chatbot.
• Chatten setter ikke informasjonskapsler selv, og lagrer ingenting i nettleseren før den besøkende åpner den.

API-nøkler og webhooks

• Nøkler har enten lesetilgang eller lese- og skrivetilgang, og kan trekkes tilbake med virkning med en gang.
• Nøkler avvises i kall fra nettlesere. Hver nøkkel har en grense på 120 lesekall og 60 skrivekall i minuttet.
• Webhooks går bare til offentlige https-adresser på port 443, sjekket både når adressen legges inn og ved hver levering. Omdirigeringer følges ikke.
• Leveringene er signert med HMAC-SHA256 og tidsstempel.

Drift og sletting

• Tjenesten kjører hos Railway, med servere i Nederland. Railway tar sikkerhetskopi av databasen hver dag og hver uke, og kopiene er kryptert. Daglige kopier slettes etter 6 dager og ukentlige etter 27 dager.
• Opplysninger slettes automatisk etter lagringstiden hver natt.
• A-JOB kan slette en hel kunde i Svarly. Slettingen venter i 7 dager, så den kan angres, og Svarly lager en kvittering.
• Svarlys egne logger har ikke spørsmål, svar, nøkler, hemmeligheter eller innholdet i leveringer. Lenkene for å koble en kalender og avbestille et møte har en kode i adressen, og den havner i HTTP-loggen hos Railway.
• Sidene har sikkerhetshoder som begrenser hva nettleseren får laste og kjøre.

Organisering hos A-JOB

• Administratortilgang gis bare til ansatte i A-JOB som trenger den for å drifte Svarly eller gi support, og fjernes når de ikke lenger trenger den.
• Alle med tilgang har taushetsplikt om det de ser i Svarly.
• PC-er og telefoner som brukes til å administrere Svarly, har skjermlås, kryptert lagring og oppdatert programvare.
• Et mulig brudd på sikkerheten meldes straks til daglig leder i A-JOB, som følger det opp etter punkt 13 i avtalen.

Dette har Svarly ikke i dag

• Tofaktor er frivillig for kundens brukere, og innlogging har ikke passord. Uten tofaktor kan den som har tilgang til brukerens e-post, logge inn.
• Det finnes ingen revisjonslogg over hvem som har sett hvilke leads og samtaler. Svarly lagrer hvem som endret status på et lead, og hvem som har laget nøkler og webhooks.
• Svarly har ingen knapp for å slette en enkelt samtale uten lead. A-JOB gjør det for hånd.